Mühendislik Hizmetinde Proje Yönetimi Nedir ve Nasıl Yapılır?

Mühendislik alanında projelerin hayata geçirilmesinde birtakım prosedürler uygulanmaktadır. Proje yönetimi şeklindeki bu süreç sorun çıkmaması açısından önemlidir.

Proje Yönetimi Tanımı

Ayrıntılara girmeden önce proje yönetimi tanımı ele alınmalıdır. Genel bir ifadeyle uygun teknikler ve araçlar kullanılarak, yetenek ve bilgi ile de birleştirilmesi sonrasında inşaat proje yönetimi için baştan sona süreci kapsar. Bu kapsama, planlama,  organize  etme,  gözetim ve denetim, projenin yürütülmesi gibi süreçler dahil edilebilir. Bu işlemlerin temel amacı, tahmin edilen bütçe aşılmadan ve süreyi de geçmeden,  hedeflenen kalitede projeyi bitirmektir. Zaman, bütce ve kalite açısından sorunsuz ya da en az sorunla işlemlerin tamamlanması hedeflenir.

Projenin Başarılı Olması İçin Gerekenler

Projelerin başarılı tamamlanması için şunlara dikkat edilmelidir:

• Kapsam açısından belirsizlik olmaması gerekir.  Açık biçimde ifade olmalıdır.
• Projede nasıl bir strateji  uygulanacağının bilinmesi gerekir.
• Talep ve ihtiyaçların iyi şekilde tanımlanması gerekir.
• Projedeki tüm paydaşların ihtiyaçlarının belirlenip doğru şekilde karşılanması gerekir.  Ayrıca sağlıklı bir iletişim biçimi de geliştirilmelidir.
• Uygun organizasyon yapısı hazırlanmalıdır.
• Riskler ve kısıtlayıcı parametreler iyi belirlenmeli ve aralarındaki denge sağlanmalıdır.
• Tesisin işletme koşulları  proje uygulamaya geçmeden önce dikkate alınmalıdır. Yani ne amaçla kullanılacağının bilinmesi gerekir.
• Risk ve belirsizlikler ilk başlarda yüksek seviyelerde olabilir, ancak ilerleyen dönemlerde oran  doğru uygulamalar olursa düşer.

Proje Yönetimi Yapılışı

Mühendislik hizmeti alanında proje yönetimi yapılışı yapım öncesi, yapım aşaması ve yapım sonrası dönemler olarak sınıflandırılabilir.

Yapım öncesi dönemde, ön planlama maddeleri ağır basmaktadır. Projenin neyi amaçladığı konusunda net bir şekilde ifade önemlidir. Ayrıca bütçe hedefi ve tahmini bitiş süresi de belirlenmelidir.  Ayrıca ekip kurma, personel planı oluşturma, kontrol sistemleri ve prosedürleri kurulumu da bu bölümde gerçekleştirilmelidir. Proje devam ederken iletişim ve bilgi metodlarının belirlenmesi, yöntemlerde hazırlık, mobil işlemlerin netleşmesi ve sağlanması gibi maddeler de önem kazanmaktadır. Tasarım aşaması en önemli bölümdür ve proje konsept tasarımı oluşturulup geliştirilmelidir.  Ayrıca bu bölümün diğer bölümlerle birbiriyle koordineli şekilde yürütülmesi de kritik bir konudur. İhale ve sözleşme yönetimi, yine bu aşamadaki önemli konulardan biridir. En uygun ihale yöntemi belirlenmeli ve buna yönelik fiyat tarifleri çalışmaları yapılır.

Proje yapım aşaması bölümünde, plana bağlı kalınarak iş programı genel ve özel teknik şartnamelerle detaylara girilir. İşteki ilerleme takibi en önemli bölümlerdendir. Ayrıca programdaki güncelleme de kritik bir konudur. İhalelerin ve sözleşme süreçlerinin yönetimi, tahmini bütçelerin, aşamalara göre planlanması ve maliyetteki kontroller önemli bölümlerdir. Ayrıca yapım aşamasında kalite standartlarına bağlı kalınarak kontrollerin yapılması gerekir. iş sağlığı güvenliği konusunda gereken kontroller, proje kapsamındaki sağlıklı iletişim ve döküman arşivlerinin yapılması,  raporlamada periyodik şekilde işlemlerin tamamlanması konuları önem kazanmaktadır.  Yapım aşamasında, projedeki risklerin oranları değişiklik göstereceği için güncel şekilde belirlenmelidir. Yani başlangıçtan sonraki her aşamada risk değerlendirme çalışmaları aksatılmamalıdır. As-built projeleri de bu bölümde hazırlanacaktır.

Proje yapım sonrası dönemde son kontroller yanında metraj ve kesin hesap işlemleri gerçekleşir. Tüm süreçteki dökümanlar arşivlenir. Ayrıca süreçte dikkat çeken, kayıt altına alınan eksik ve kusurlu işlemlerin tespiti de yapılmalıdır. Garanti belgelerinin hazırlanması, geçici kabul gerçekleşmesi, bakım ve işletme el kitabı hazırlığı ve en son kesin kabul gerçekleştirilir.